Memahami Alur dan Proses Kerja sama Freelancer di Mata Perusahaan

Dalam mengelola bisnis, perusahaan membutuhkan sumber daya manusia agar perjalanan bisnisnya tetap stabil. Salah satu sumber daya yang diperlukan ialah sebuah tim. Namun, terkadang banyaknya pekerjaan mewajibkan perusahaan untuk mengukur efisiensi dan efektivitas terkait kebutuhan dengan sumber daya manusia yang ada. Dalam banyak kasus, sebuah tim perusahaan tidak bisa mengimbangi banyaknya pekerjaan secara maksimal. Sehingga, dibutuhkan upaya lebih agar pekerjaan bisa teratasi.

Dalam hal ini, freelancer adalah satu dari sekian alternatif cara yang dapat perusahaan ambil untuk menjaga perkembangan bisnisnya. Lalu, bagaimana kerjasama antara freelancer dengan perusahaan? Dalam #BincangDigital kali ini, Muhammad Kalam Amreiza akan menjawab seputar pertanyaan tersebut, diikuti dengan serangkaian pertanyaan lainnya terkait proses rekrutmen hingga platform pencarian jasa freelancer.

Ingin tahu seperti apa? Simak wawancara berikut!

T: TalkDGTL | K: Muhammad Kalam Amreiza

T: Sekilas aja nih, kalau menurut mas Kalam, apa sih manfaat utama bekerja sama dengan freelancer dibandingkan menggunakan tim internal?
K: Dengan menggunakan freelancer, kita bisa mengalihkan sebagian beban pekerjaan yang berhubungan dengan produksi dari tim internal. Dengan begitu, tim internal bisa lebih fokus ke pekerjaan utama lainnya yang membutuhkan perhatian lebih. Pada akhirnya, kita bisa menghemat banyak waktu dalam proses produksi. Di samping itu, kita juga bisa memilih skill khusus dari freelancer, yang bisa jadi lebih baik jika dibandingkan dengan tim internal.

T: Terkait pemilihan freelancer berdasarkan skill khusus yang dimiliki, biasanya prosesnya seperti apa mas untuk bisa mendapatkan freelancer sesuai skill tersebut? Selain itu, kalau proses rekrutmen freelancer itu seperti apa?

K: Pertama sih kita lihat dari kebutuhan, ya. Misalnya dalam waktu dekat mau ada project atau campaign baru, di situ biasanya tim produksi udah bisa lihat kebutuhan dan load-nya bakal kayak gimana. Nah, dari situ kita bisa tentuin mau cari freelancer dengan skill apa. Selanjutnya, tinggal posting rekrutmennya dengan masing-masing posisi dan kriteria yang kita cari di platform yang biasa kita pakai, mulai dari sosmed sampai website loker.

Gak lama dari hari pertama posting biasanya bakal langsung bermunculan lamaran-lamarannya. Nah, di sini yang paling penting, kita harus bisa memilah dan memilih mana yang kira-kira bisa kita coba testing. Penilaiannya bisa dimulai dari resume sampai portfolio-nya. Misalnya, kalau kita lagi cari penulis artikel, tentunya kita bakal pilih pelamar yang ngasih portfolio berbagai artikel. Kalaupun resumenya bagus tapi gak ada portfolio, atau portfolio-nya justru gak nyambung (misalnya dia ahli sosmed, tapi ga pernah bikin artikel), tentunya bakal kita skip. Proses selanjutnya kalau kita udah dapat shortlist, kita bisa mulai kasih test ke mereka dengan sumber dan spesifikasi yang sama. Dengan begitu, kita bisa nilai semua calon freelancer dengan adil.

Oh iya, terakhir kalau udah dapat calon yang hasilnya paling bagus, kita bisa lanjut ke tahap handshake. Kalau semua sudah oke dari kedua belah pihak, bisa langsung kita assign brief untuk task pertamanya.

T: Platform-platform apa yang biasa digunakan untuk mencari freelancer mas? Dan kalau untuk testing itu dilakukan pas task pertama ya mas atau bagaimana?

K: Untuk platform, kita biasanya sebar di grup-grup komunitas freelance di Facebook. Selain itu, kita juga pakai Jobstreet, Tech in Asia Jobs, dan Glints. Di luar itu, kita juga bisa browsing kandidat di berbagai situs freelancer, seperti Sribulancer dan Upwork.

Untuk testing, kita biasanya sudah menentukan source utama untuk masing-masing skill yang diperlukan yang akan digunakan untuk keperluan testing seluruh calon freelance. Misalnya untuk keperluan pembuatan artikel, kita sudah menentukan sebuah artikel benchmark yang perlu di rewrite. Dengan begitu, kita bisa membandingkan hasilnya dengan hasil-hasil freelance sebelumnya.

T: Kalau dalam rekrutmen, selain melihat resume dan portfolio freelancer, faktor-faktor yang harus dipertimbangkan sebelum merekrut seorang freelancer ada lagi gak mas? Ada tips khusus?

K: Sebenernya sebagian besar bisa terlihat dari resume dan portfolio. Di luar itu, mungkin kita sedikit banyak bisa lihat attitude calon freelancer dari surat lamarannya serta waktu responnya selama berkomunikasi dengan kita dalam proses rekrutmen. Berhubung kita hanya bisa berinteraksi online dengan freelance saat bekerja sama nanti, maka calon freelancer yang fast response dan kelihatan mudah untuk diajak berkomunikasi itu akan jadi bahan penilaian juga.

Masih di proses rekrutmen, kemampuan calon freelance membaca dan memahami brief juga jadi point penting. Dimulai dari pemahaman lowongan juga biasanya udah bisa kelihatan. Misalnya tertulis di lowongan kita minta dikirimkan portfolio artikel, tapi masih banyak juga pelamar yang hanya mengirim CV, atau mengirim portfolio yang tidak sesuai. Lalu dalam tahap testing, kita juga bisa menilai tingkat pemahaman calon freelancer terhadap brief yang kita berikan itu bagaimana. Balik lagi ke point sebelumnya, kita hanya bisa berinteraksi online 2 arah dengan freelance, jadi pemahaman brief itu sangat penting. Kalau tidak bakal kita juga yang repot dengan banyak revisi bulak-balik.

T: Mas sendiri pernah nggak ngerasain masalah seperti repot revisi bulak-balik karena freelancer kurang paham brief-nya atau karena hal lainnya? Kalau pernah, solusi yang mas Kalam lakukan waktu itu apa mas?

K: Kalau untuk copy, caption, atau artikel itu jarang banget sih sampe revisi bulak-balik. Yang lebih tricky itu biasanya untuk desain, soalnya brief-nya gak bisa sejelas konten tertulis. Kita bisa ngasih brief mulai dari warna, jenis font, sampai gambar yang kita butuhkan. Tapi kalau hasilnya gak cocok, bakal perlu revisi. Lalu desain itu kalau ada kesalahan maupun banyak atau sedikit juga pasti perlu revisi, gak bisa kita edit sendiri seperti konten tertulis. Solusinya untuk meminimalisir revisi desain sih bisa kita kasih contoh beberapa, kalau bisa kita kasih sketsa juga.

T: Bagaimana terkait hasil dari desain, copy, caption, atau artikel, apakah pernah ada pengalaman CV dan portfolio yang oke namun ketika sudah diajak bekerja hasilnya di bawah ekspektasi?

K: Oh, itu juga ada. Bisa jadi ada 2 faktor penyebabnya. Pertama, bisa jadi memang konsistensi freelancer-nya lagi turun, atau saat itu lagi ngerjain banyak proyek jadi agak kecampur output-nya. Kedua, bisa jadi freelancer itu bukan individu, tapi sebuah tim. Biasanya tim freelance seperti ini ada editor utamanya sebagai quality control. Tapi misalnya dalam hal artikel, masing-masing penulis itu ada gaya bahasa dan tingkat skill-nya, dan kalau hasilnya beda dengan hasil-hasil sebelumnya akan terlihat jelas, walaupun berasal dari satu tim freelance. Solusinya untuk kedua masalah ini tentunya minta revisi agar hasilnya sesuai dengan yang kita harapkan.

T: Selain masalah di atas, apakah ada masalah lain yang paling sering muncul dalam proses kerja sama dengan freelancer? Dan biasanya apa solusinya yang bisa dilakukan mas?

K: Saat ini kita memegang belasan freelancer, dengan skill dan sifat yang bermacam-macam. Ada yang kerjanya cepat, ada juga yang lambat. Untuk freelancer yang kerjanya lambat, kita bisa siasati dengan deadline 1 hari sebelum deadline sebenarnya, atau dengan memberi reminder secara berkala.

Lalu freelancer itu ada yang istilahnya “baperan”, kalau lama gak dikasih kerjaan bisa nanya, atau malah berhenti bekerja sama dengan kita. Tapi ada juga freelancer profesional yang siap sedia kapanpun dibutuhkan. Kalau ini mungkin komunikasi dari kita yang perlu terus dibenahi, kalau memang project lagi sepi bisa kita sampaikan ke freelancer biar sama-sama enak. Tapi pada dasarnya, kerjasama kita dengan freelancer itu bukan per-project, tapi memang sesuai kebutuhan.

.